COORDINADOR DE CATERING - CHICAGO, IL

Resumen del puesto

Como coordinador de catering, desempeñará funciones relacionadas con las ventas y el marketing, la administración y la coordinación de eventos de catering dentro y fuera de las instalaciones. El puesto implica la necesidad de prestar una excelente atención a los detalles y tener habilidades de comunicación; la capacidad de realizar múltiples tareas simultáneamente en una variedad de proyectos; la distribución precisa de la información pertinente tanto internamente a todos los departamentos como a los clientes y proveedores relacionados. 

Deberes y responsabilidades esenciales:

• Introduce y mantiene todos los datos de reserva para todos los eventos, incluidas las consultas, provisionales y definitivas. Detalla las hojas de funciones con las necesidades de equipo y las órdenes de alquiler.
• Crea paquetes de capitanes para cada evento, que incluyen hojas de personal, tiradores de equipos, bebidas, letreros, hojas de exposición, etc., según sea necesario, y se asegura de que los capitanes reciban el paquete.
• Crea letreros para bufés y menús impresos según sea necesario para cada evento.
• Reúne y mantiene los archivos organizados de los eventos, incluida toda la correspondencia, los pedidos, las facturas, los pagos, las propuestas, las hojas de funciones, etc.
• Procesa las solicitudes de certificados de seguro.
• Acepta las consultas, incluida toda la información pertinente del evento, el contacto del cliente, la fecha, la hora, el formato, el número de invitados, la ubicación, etc.
• Prepara propuestas para eventos y presenta solicitudes de personal.
• Apoya las iniciativas de ventas a través de la investigación, la interfaz de marketing, las comunicaciones y el abastecimiento
• Trabaja con el departamento de marketing en materia de materiales y promociones.
• Ayuda a los clientes a recorrer los espacios del lugar y proporciona representación de ventas in situ en los eventos programados.
• Recibe y procesa todos los depósitos.
• Revisa las entradas financieras de las reservas para garantizar que las previsiones sean precisas y comunica con la contabilidad cualquier necesidad, aclaración, etc.
• Prepara mensualmente los informes finales de facturación y gastos de los eventos.
• Ayuda a programar reuniones, citas, viajes, etc.
• Realiza otras tareas según lo asignado.

Cualificaciones:

• Experiencia en restaurantes, catering y/o eventos.
• Experiencia en restaurantes, hoteles, restaurantes corporativos, educativos, militares, de atención médica y/o operaciones relacionadas con el servicio de alimentos.
• Debe poder trabajar en un horario flexible según lo exija la empresa.
• Excelentes habilidades de comunicación, servicio al cliente y organización.
• Conocimientos informáticos competentes, incluidos los productos de MS Office, incluidos Word, Excel, PowerPoint y Outlook.
• Se prefiere una licenciatura en Hotelería o Marketing.