Coordinador de compras - VCU - Richmond, VA

Resumen del trabajo

El coordinador de compras ayuda a introducir todas las solicitudes y órdenes de compra de las instalaciones en la base de datos de las operaciones de las instalaciones. Sirve como una fuente de información vital para todos los aspectos relacionados con el proceso de adquisición en las operaciones y la administración de las instalaciones. Ayuda a revisar los informes de adquisiciones e identificar variables cuestionables. Trabaja en estrecha colaboración con el personal de Finanzas y Adquisiciones para investigar y resolver los problemas. Revisa las solicitudes de compra para obtener la documentación adecuada, el centro de costos departamental y las firmas antes de procesarlas. Compara la información de las facturas con la de las órdenes de compra para garantizar la integridad y verificar la precisión. Apoya la selección de proveedores de Facilities Operations y el proceso de adquisición para los gastos operativos y de capital. Coopera en la gestión de las consultas de los proveedores. Apoya el mantenimiento de la lista rotativa de proveedores de Facilities Operations.

RESPONSABILIDADES:
Apoyar al gerente del almacén según sea necesario en relación con la recepción, el inventario y el mantenimiento del almacén:
Responsable del pedido de materiales y todos los demás artículos para la ingeniería de las instalaciones
Ejecute la realización de pedidos en nombre de un hospital grande ayudando a crear solicitudes de órdenes de compra
Administre los sistemas y procesos de adquisición para maximizar las oportunidades de ahorro de costos, comparación de precios, negociaciones con proveedores y análisis comparativos.
Mantenga un registro organizado de todos los informes, órdenes de compra y otras comunicaciones con los proveedores.
Mantenga los registros de los proveedores, los costos, los plazos de entrega, etc. en nuestro sistema interno.
Concilie la escasez y los excedentes de entrega con los proveedores.
La gestión del inventario
apoya la contabilidad al conciliar las discrepancias en las facturas.
El inventario y el control de costos
respaldan la nómina y las finanzas:
respaldan el proceso de cierre mensual y las
revisiones de la administración funcional Revisa y confirma la precisión de la información semanal sobre la nómina.
Trabaja con varios departamentos y personal administrativo (nóminas, A/P, etc.) para garantizar que los datos sean precisos
Revisa, investiga y corrige los errores e inconsistencias en los registros financieros, los documentos y los informes
Identifica las áreas que podrían beneficiarse de las mejoras y el funcionamiento de los procesos con los propietarios o participantes del proceso para desarrollar e implementar soluciones

CALIFICACIONES:
Para realizar este trabajo con éxito, una persona debe poder realizar cada tarea esencial de manera satisfactoria. Los requisitos que se enumeran a continuación son representativos del conocimiento, la habilidad y/o la habilidad requeridos. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades desempeñen las funciones esenciales.
Capacidad para comunicarse de manera efectiva en formato escrito
Capacidad para realizar múltiples tareas y establecer prioridades
Capacidad para mantener la organización en un entorno cambiante
Muestra iniciativa, responsabilidad, flexibilidad y liderazgo
Capacidad para utilizar los conocimientos prácticos del entorno laboral para cumplir las metas y objetivos establecidos. Diploma de escuela
secundaria o GED.
Más de 1 año de experiencia en compras, cuentas por pagar, contabilidad general o áreas equivalentes
Competente en el uso de software de oficina basado en Windows, incluidos, entre otros, Microsoft Office, Word, Excel, PowerPoint y Outlook. El conocimiento de Oracle es una ventaja.