Gerente de eventos experienciales y catering

Resumen del trabajo

Este puesto planifica y supervisa las activaciones de conferencias inmersivas de varios días en el campus para Bon Appétit Management Company. Son responsables del éxito de las ventas y la ejecución de todos los eventos, encargos, ponentes, funciones de catering, de la experiencia general de los huéspedes y clientes, del flujo de eventos y mucho más. Este puesto también ayudará a los servicios de catering a supervisar las comunicaciones sobre ventas y pedidos de eventos, los informes departamentales, las iniciativas de marketing, la activación de clientes, las finanzas departamentales y los procedimientos operativos estándar en lo que respecta al programa experiencial. Son el principal punto de contacto del programa experiencial. Supervisión y asistencia en el desarrollo de los gerentes, la programación y capacitación del personal de servicio, la planificación de eventos, la entrega, la configuración, la limpieza y la facturación adecuada de todos los eventos

OBJETIVOS DEL PUESTO:

En el desempeño de sus respectivas tareas y funciones, se espera que todos los gerentes completen lo siguiente:

? Realizar un trabajo de calidad dentro de los plazos con o sin supervisión directa.

? Interactúe profesionalmente con otros empleados, clientes y proveedores.

? Trabaje eficazmente como colaborador de equipo en todas las tareas.

? Trabaje de forma independiente y comprenda la necesidad de comunicarse y coordinar los esfuerzos laborales con otros empleados y organizaciones.

CALIFICACIONES:

Para realizar este trabajo con éxito, una persona debe poder realizar cada tarea esencial de manera satisfactoria. Los requisitos que se enumeran a continuación son representativos del conocimiento, la habilidad y/o la habilidad requeridos. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades desempeñen las funciones esenciales.

? Un mínimo de ocho años de experiencia en ventas, planificación/gestión de eventos, gestión de destinos o agencia

? Conocimientos generales de hostelería con al menos cuatro años de experiencia en gestión de eventos y catering y un interés por la sostenibilidad y las prácticas alimentarias sostenibles.

? Se requieren excelentes habilidades organizativas y de comunicación.

? Debe ser emprendedor, estar motivado para seleccionar los detalles de los eventos, desarrollar procedimientos operativos estándar y entusiasmado por hacerse cargo de los proyectos.

? Capacidad para leer y comprender instrucciones elaboradas, solicitudes de eventos, correspondencia y notas escritas en inglés, prestando atención a los detalles y la gramática.

? Capacidad para escribir correspondencia profesional por correo electrónico. Muy competente en los sistemas de Microsoft, incluidos Excel, PowerPoint, Teams y Google Suite. La experiencia con Tripleseat, Social Tables o All Seated es una ventaja.

? Capacidad para trabajar a veces con una supervisión mínima y realizar tareas sin instrucciones directas.

? Capacidad para pensar estratégicamente, resolver problemas para encontrar las mejores soluciones teniendo en cuenta la experiencia del cliente.

? Capacidad para trabajar en horarios o turnos de trabajo flexibles en función de las demandas empresariales.

? Centrado en los huéspedes, con una actitud útil, positiva y de «se puede hacer».

? Sea un excelente jugador de equipo y, al mismo tiempo, demuestre el impulso y el entusiasmo necesarios para trabajar por su propia iniciativa.

? Se motiva a sí mismo y trabaja con un sentido de urgencia, al tiempo que demuestra una excelente atención a los detalles.

? Capacidad para ver el panorama general y ayudar al departamento a escalar y crecer con integridad.

? Capacidad para interactuar con una base de clientes diversa y de gran volumen de manera amigable y eficiente.

? Capacidad para operar un sistema de pedidos basado en la web, procesar las solicitudes de los clientes, los cambios en los pedidos, las actualizaciones y los perfiles de los clientes.

? Utilice todos los equipos de protección personal según las directrices de Bon Appétit.

? Capacidad para realizar múltiples tareas cuando se trabaja con muchos plazos.

? Flexibilidad y adaptación en tiempos de cambio.

? El conocimiento de la tecnología es una ventaja.

Operaciones diarias

? Trabaje en colaboración con todos los miembros del equipo de eventos y catering, los proveedores externos y los equipos internos.

? Asegúrese de que todas las solicitudes diarias de los clientes se procesen y cumplan con las expectativas del cliente y de Bon Appétit.

? Asegúrese de que se cumplan y ejecuten todos los estándares de eventos y catering.

? Lidera con hospitalidad. Reconozca que son los detalles los que marcan la diferencia.

? Ayude al director de eventos y catering a programar los horarios de los gerentes, los subgerentes y el personal que trabaja por horas de manera adecuada en función de las necesidades comerciales y los eventos, si es necesario.

? Procesamiento de informes y proyectos departamentales según lo asignado por el Director de Eventos y Catering.

? Gestione las relaciones con los proveedores trabajando con proveedores externos y procesando las facturas de los proveedores de manera oportuna.

? Gestione la conciliación diaria de las tarjetas de crédito emitidas por la empresa para las compras departamentales.

? Colabore con los chefs en la planificación y ejecución de los eventos o solicitudes de catering asignados.

? Complete de manera consistente y eficiente todos los trámites, incluidos los horarios, los cambios y las fluctuaciones comerciales, manteniendo un comportamiento profesional, tranquilo y sereno.

? Cree hojas de cálculo, presentaciones en Power Point y otros materiales escritos.

? Desarrolle y escriba procedimientos operativos estándar (SOP).

? Desarrolle y lleve a cabo capacitaciones para el personal de eventos y catering según sea necesario.

? Correspondencia, coordinación y ejecución de eventos consistentes y eficientes, manteniendo un comportamiento profesional, tranquilo y sereno.

Supervisión y desarrollo del personal

? Ayuda a supervisar a todos los empleados y coordinadores de organización de eventos y catering cada hora.

? Mantenga la nómina del personal por hora en el sistema de cronometraje por unidad en ausencia de un gerente de eventos y catering o subgerente de eventos y catering.

? Garantiza que el personal de eventos lleve el uniforme adecuado y cumpla con los estándares de apariencia específicos de la unidad.

? Ayuda con las entrevistas, la contratación y la capacitación del personal para los puestos de eventos y catering.

? Supervisa todos los eventos y garantiza que se cumplan los tiempos de entrega y recogida adecuados.

? Ayudar con la administración y el mantenimiento del equipo de eventos y catering, los artículos pequeños, la decoración, los suministros, los espacios de almacenamiento y el inventario de vehículos.

? Brindar comentarios y apoyo a los empleados para promover su desarrollo. Asesora según sea necesario.

? Ayude al personal a atender los pedidos y complementos de última hora de los clientes de manera eficiente y cortés.

? Ayuda a garantizar que los empleados cumplan y documenten todos los estándares de contratación y capacitación, incluidos, entre otros, el paquete para nuevos empleados, la hoja de firma del manual para empleados, la finalización de la capacitación y la capacitación en seguridad.

Programa culinario

? Trabaja con el equipo culinario para garantizar que todos los platos del menú de catering cumplan con los compromisos de sostenibilidad de Bon Appétit.

? Trabaja con el equipo culinario para garantizar que los tamaños de las porciones estén estandarizados y se mantengan para todas las funciones.

? Garantiza que todos los pedidos de catering y las hojas de eventos se distribuyan y actualicen de forma clara para todo el personal.

? Participa regularmente en las funciones de eventos y catering y revisa la configuración, la exhibición de los alimentos, el sabor, la temperatura y la facilidad de uso para determinar las mejores prácticas a implementar. Trabaja con el personal en la organización y la exhibición de los alimentos para asegurarse de que todos los eventos cumplan con los estándares preestablecidos de Great Expectations Catering.

Programa de eventos experienciales

· Lidera la planificación y ejecución de todos los eventos especializados.

· Trabaja con equipos internos y externos para facilitar las necesidades de los eventos, que incluyen, entre otras, el transporte, el catering, la elaboración de la agenda, la organización y la entrega, el compromiso o la activación, y más.

· Trabaja en colaboración con el equipo de Eventos y Catering para ejecutar eventos y solicitudes especiales según las necesidades del cliente, el presupuesto y las pautas de la unidad.

· Mantiene material y fotografías de marketing para eventos especiales.

· Mantiene el presupuesto del programa, las instalaciones para eventos y el programa general de entrega de experiencias.

· Supervisa el inventario de espacios para eventos, realizando pedidos y reabastecimientos según sea necesario.

Gestión y análisis financieros

· Supervisa todos los procedimientos contables de eventos y catering, mantiene la lista de AR y trabaja para mantener todas las facturas actualizadas y ninguna debe superar los 30 días.

· Genera informes de variación financiera semanales e informes mensuales de recapitulación promocional y de marketing y generación de ingresos.

· Revisa los precios de los eventos y recomienda cambios trimestrales.

· Ayuda a hacer un seguimiento de los ingresos y previsiones de eventos y catering según el presupuesto, y produce informes mensuales y explicaciones de las variaciones.

Servicio de atención al cliente

? Conviértase en el experto en eventos y catering para superar las expectativas de los clientes.

? Representa a la empresa de manera cortés, eficiente y amigable en todas las interacciones con clientes y empleados.

? Interactúe con los clientes y resuelva las quejas de los clientes de una manera amigable y orientada al servicio.

? Aborda todas las situaciones con una actitud positiva y presenta soluciones, no problemas.

? Revisa y responde a todos los comentarios de los clientes dentro de las 24 horas posteriores a la presentación.

? Transmite los comentarios relevantes de los clientes directamente al equipo de eventos y catering

DEBERES MENORES:

Marketing y ventas

· Mantiene la base de clientes al tiempo que genera nuevos contactos con clientes y facilita un programa de recomendación de clientes.

· Ayuda con las jornadas de puertas abiertas de Events & Catering y los eventos promocionales.

· Desarrolla e implementa programas en el campus para solicitar nuevos negocios y hace un seguimiento de la participación generada por el nuevo marketing.

RESPONSABILIDADES ALIMENTARIAS Y DE SEGURIDAD:

? Responsable de garantizar la presentación adecuada, el control de las porciones y el mantenimiento de las temperaturas de servicio adecuadas: cumple con los estándares HACCP y los registros de temperatura.

? Mantiene la higiene y el orden de todos los equipos, suministros y utensilios del área de trabajo.

? Cumpla con todas las normas de salud y seguridad.

? Manipula los alimentos de manera adecuada durante la preparación.

? Cumple con todos los módulos de formación factual y los procedimientos de HACCP.

? Asiste a las reuniones de seguridad y participa en las inspecciones de seguridad.

? Garantiza que todas las lesiones y accidentes se informen de manera oportuna y precisa.